Referater 2018
torsdag d. 11. januar kl. 19:00
Dagsorden var følgende:
1. Godkendelse og opfølgning på referat fra sidste møde.
Referatet var udsendt og der var ingen kommentarer og det blev derved godkendt.
2. Budget og regnskab Konklusion fra 10/1.
Stig var ikke helt klar til at forelægge et budget og vores undersøgelser af det nuværende regnskab er heller ikke færdige så begge punkter tages op på næste møde.
3. Bordet rundt (meget kort orientering)
a. Formanden v. BCN
Service kontrakt er forlænget til 30/6 og papirarbejdet er på plads
b. Havneudvalget v HH
Johnna’s kontrakt er forlænget og Johnna er interesseret i at gå på fuld tid i søsætning/ophaling tiderne det blev diskuteret at ansætte en ekstra hjælp også. Bestyrelsen godkender at Johnna går på fuldtid i 3 måneder.
c. Bygnings- og køkkenudvalget v TS.
Det er ikke sikkert at puklehvalerne er færdige til 26/1 med køkkenet, men man forsøger.
d. Bådudvalget v SF.
Forsikringerne på vore både er stærkt forkerte, man har kaskoforsikret alle både og hele puljen skal reforhandles og på samme tid skal vi have målerbreve til relevante både.
Jan, Stig og Morten sætter kraft ind på at få styr på det.
e. Ungdomsudvalget v. HH.
Ikke rigtigt noget.
f. Jolle- og mini-12 udvalget v. SL + HH.
Tilbud på sejl til klubbens mini12 bamsefondet har kunne levere 10.000 af de 17.000 det koster vi lægger op til næste års bamsefond at evt dække resten.
g. Kommunikationsudvalget v. SL + HH. Ikke noget nyt.
h. Aktivitetsudvalget v. KS. Ikke noget nyt.
i. Kapsejladsudvalget v. JL. Ikke noget nyt.
j. Sejlerskolen v. BCN.
Eleverne har været med på en Hjemmeværnskutter for at se i praktik hvordan man gør med hensyn til nat navigation.
k. Sluseudvalget v. KS. Ikke noget nyt.
4. Generalforsamling torsdag d. 19. april 2018.
1. udkast forelå til gennemgang videre redigering næste møde.
5. Beslutning af Økonomisystem
En løsning på Nøgle depositum blev vedtaget idet vi opretter en konto under aktiver og overfører alle pengene til denne.Dette omtaler specielt til generalforsamlingen.
Vi stadfæstede at vi i forrige møde besluttede at stoppe med ”Klub-Modul” systemet og afventer at kikke på et nyt system indtil kommunens havne drifts aftale er på plads.
Alle Udvalgsformænd skal herefter have en ”lokal” kontoplan som skal benyttes når man godkender bilag til betaling.
6. Lovændringer
Vi starter op på at sammensætte ændringer til vore love et forslag sendes til Bjarne senest næste uge
7. Strukturplan gennemgang
Vedtaget at vi i klubben holder en ”havnens dag” hvert år.
Skabe adm flyttes til Havneudvalget.
8. ”Røgvandet” og system i oplysninger til medlemmerne 4 gange pr hjemmeside eller nyhedsbreve hvoraf 1 udsendt med post indeholdende indkaldelse til generalforsamling
9. ToDo-Listen
Listen er ”bortkommet” fremsendes fra Henrik
10. Eventuelt
Kan vi evt få en person til at vise hvordan man navigerer med sekstant
Kan vi bruge vore torsdage til den type aktiviteter.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
d. 8. februar kl. 19:00
Dagsorden var:
Godkendelse og opfølgning på referat fra sidste møde.
Budget og regnskab Budget forslag og procedure forslag.
Bordet rundt (meget kort orientering)
a. Formanden v. BCN
b. Havneudvalget v HH
c. Bygnings- og køkkenudvalget v TS.
d. Bådudvalget v SF.
e. Ungdomsudvalget v. HH.
f. Jolle- og mini-12 udvalget v. SL + HH.
g. Kommunikationsudvalget v. SL + HH.
h. Aktivitetsudvalget v. KS.
i. Kapsejladsudvalget v. JL.
j. Sejlerskolen v. BCN.
k. Sluseudvalget v. KS.
Generalforsamling torsdag d. 19. april 2018.
Beslutning af Økonomisystem
Lovændringer
Strukturplan gennemgang
”Røgvandet” og system i oplysninger til medlemmerne.
ToDo-Listen
Eventuelt
Referat:
Ad 1 Referatet fra januar blev med nogle få ændringer godkendt og kan offentliggøres vis hjemmesiden
Ad 2 Budget var forberedt af kasseren og formanden og blev omdelt så de enkelte udvalgsformænd kunne indsætte deres budget ønsker til forhandling næste møde.
Betalingsprocedures blev fastsat til at hver budget ansvarlig skal huske at påføre rette kontonr samtidig med godkendelse af bilag. Af samme grund skal kassereren fremlæge oversigt over status på hver konto ved hvert bestyrelsesmøde.
Ad 3a Som følger af vores trykkede økonomi vil klubben rydde op i antallet af klubkontingenter klubben har. Vores IT system er blevet renoveret med hensys til sikkerhed.
Ad 3b Nye regelsæt for søsætning låses også i år og vi har en del problemer med bådenes strømforbrug, der er vokset urimeligt et nyt EL reglement vil blive formuleret.Både, der ikke har benyttet havneplads efter reglementer vil få deres havnepladser opsagt.
Ad3c Renovering af køkkenet er nu udført og det ser godt ud.
Ad3d Vi kunne ønske en ny handlingsplan for ynglingene fra Sejlerskolen.Kan vi ikke få en fornuftig handlingsplan ønsker bestyrelsen at sælge bådene.
Ad3e Der sker ikke så meget bortset fra hygge arrangementer.
Ad3f Der sker ikke så meget bortset fra hygge arrangementer.
Ad3g Vi er i gang med et nyt ”Røgvandet”.
Ad3h Kører som det skal.Vi starter med Vild Med Vand som permanent arrangement.
Ad3i Intet nyt.
Ad3j Navigationsprøverne er ikke afviklet endnu.
Ad3k intet nyt.
Ad4 Dagsorden ok sættes ”røgvandet” evt lovændringer på næste møde.
Ad5 Blev fastlagt sidste møde.men vores Bank skal fra nu have en formular vedrørende tegningsret udfyldt af alle medlemmer i bestyrelsen.
Ad6 Kunne ikke gennemføres da der ikke har været tid til behandlinger
Ad7 Gennemset og vedtaget
Ad8 behandlet i ovenstående
Ad9 En ny liste forberedes
Næste møde 8.marts
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
d. 8.marts 2018 kl. 19:00
Tilstede Bjarne, Steen, Kurt, Tommy, Henrik, Stig P., Jan L.
Fraværende med afbud Morten
Fraværende uden afbud Stig F
Dagsorden
Godkendelse og opfølgning på referat fra sidste møde.
Referater blev godkendt uden ændringer.
Budget 2018 og regnskab 2017.
Hverken Budget eller regnskab kunne gennemgås idet Stig F. ikke kunne komme.
Det blev besluttet at mødes torsdag, den 22. marts for kun at gennemarbejde budget og regnskab.
Bordet rundt (meget kort orientering)
a. Formanden v. BCN
Der er problemer med vores banks restrikte legaliserings regler og vi må se om vi skal enten ændre i vores love vedrørende hvem tegner sejlklubben økonomisk, finder en anden bank eller skifter til en firmaøkonomisk bankforbindelse til vores bank der koster mere i gebyr.
Dette har også betydning for reinvestering af pengene i Bamsefondet.
b. Havneudvalget v HH
Vi hjælper kommunen med information til udbud
Komunens køreplan : planlæg udbud: marts, indhente tilbud i april, evaluering maj, beslutning juni
Arbejdstilsyn kommer forbi forat se til havnenarbejde
General ok for de nye el-regler
Der er nu bygget stativer så vi kan tage de 2 ulovlig henlagte både op så de ikke genererer de andre både. Komunen har endnu ikke godkendt en process for at slippe af med dem.
Der er 6 både der har fået opsagt deres havnepladser da de ikke har fulgt reglerne for søsætning (reelt brug af havnepladser) der er blevet tilbudt at komme på ventelisten.
c. Bygnings- og køkkenudvalget v TS.
Vi er færdige med den store ombygning og det ser godt ud.på grund af at visse installationer har skulle bygges om er vi faldet for loven, der siger at i så fald skal al el gøres lovlig efter de nye regler selv om de var lovlige da de blev lavet så det er blevet en langt større økonomisk post en forvendtet. Men det er loven.
d. Bådudvalget v SF.
Henrik har indhentet tilbud på 3 motorer til den nye RIB som vi evt kan bevilge via Bamsefondet.
e. Ungdomsudvalget v. HH.
Ikke noget nyt endnu. Der er dog kommet lidt gang i kapsejlads og træning i Vallensbækmed optimist jolle
f. Jolle- og mini-12 udvalget v. SL + HH.
Man mødes for at aftale sejladser og man har ansøgt Genbrugshallen for et bidrag.
g. Kommunikationsudvalget v. SL + HH.
Røgvandet er klar til udsendelse 20 sider stort. Der er ved at komme gang i nyhedsbrevet men der er stadig mange e-mail adresser der fejler.
h. Aktivitetsudvalget v. KS.
Kalender er klar
Sekstant kursus i klubhuset
i. Kapsejladsudvalget v. JL. Intet nyt
j. Sejlerskolen v. BCN.
Vi har et oplæg på hvad man kan bruge Ynglingene til og det ser ud til at det kunne være interessant nok til at vi giver ham en chance og undlader at sælge i dette forår.
k. Sluseudvalget v. KS.
Man sætter gitre på sluseportene hvilket giver større pres på slusevagterne.
Generalforsamling torsdag d. 19. april 2018.
Indkaldelse er sat ind i ”Røgvandet” og vil derfor komme ud til tiden.
Lovændringer
Lovændringer var læst og alle er tilfredse Bjarne laver et forslag til Generalforsamlingen klar til gennemlæs næste møde
ToDo-Listen Gennemgået ændret – de denne specielt
Eventuelt Intet reelt
Bjarne Clasen-Nyqvist
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
torsdag d. 12. april kl. 19:00
Manglende med afbud Tommy Schuler
Gæster Svend og Jacob fra ungdomsafdelingen og vores revisorer Poul og Jan
Dagsorden var:
Besøg af Svend Jørgensen vedr ”Sejl og studér”
Svend og Johann fremlagde en meget tiltagende plan for fornyelse af klubbens aktiviteter for unge idet man vil forsøge at oprette en organisation inden for klubben, der kan styre udefra kommende grupper af unge, der låner klubbens både på tværs af vores interne grupperinger i optimist unge og sejlerskole formedels et reletivt stort beløb pr deltager. Mulighed for at få dette til at lykkes vil blive undersøgt.
Godkendelse og opfølgning på referat fra sidste møde.
Referatet fra 8 marts blev godkendt, men en forespørgsel på referat fra den 22. marts blev eftersøgt. Dette findes dog ikke idet det ikke var et bestyrelsesmøde, men en gruppe bestyrelsesmedlemmer, der hjalp vores kasserer med at få budgettet 2018 på plads.
Budget 2018 og regnskab 2017.
Kasseren havde inviteret vore revisorer idet man ikke helt er færdig. Det blev besluttet at arbejde videre på lørdag, den 14. april hvor hver bestyrelsesmedlem så vil underskrive det færdige regnskab.
Bordet rundt (meget kort orientering)
a. Formanden v. BCN
Opfordrer udvalgsformænd med mere til at komme med referater og til at finde emner til
formandsvalg.
b. Havneudvalget v HH
Vi har begyndt at sætte bådene i vandet og endnu en gennemgang af kontrakterne, der stadig ikke er i orden.
Ny mastekran motor og elkassen til styreboksene bliver udskiftet nyt slæbested spil monteret. Vi leder efter fejl i installationer på havnen.
Ny belægning på flydebroen og hammeren ved kranen.
c. Bygnings- og køkkenudvalget v TS.
Vores udestående med Køkkenet vedr El regninger er ikke løst og vi holder møde med advokaten fredag for at lægge en slagplan. Vi forsøger endnu en gang at overdrage EL pr 1/4 og vores aflæsninger er på plads vi mangler Køkkenets udspil.
Det blev aftalt at mødes med Advokaten fredag, den 13.
d. Bådudvalget v SF.
Check at den nye motor til Optimist RIB er med på forsikring
Klubbens motorer, der kan serviceres er klaret.
e. Ungdomsudvalget v. HH.
Sæson starter lørdag den 14 og den nye motor er hentet og bliver monteret.
f. Jolle- og mini-12 udvalget v. SL + HH. Master monteres og bådene klargøres til sejlads man har udviklet et spil at afteste spillernes kendskab til regler.
g. Kommunikationsudvalget v. SL + HH.
Røgvandet udsendt pr 22 marts og man har kendskab til senest levering 10. april
Materiale til Generalforsamlingen kan leveres til tiden.Kommer på hjemmesiden i ugens løb
h. Aktivitetsudvalget v. KS.
Køge klubhus er klar til pinsen efter 19 tiden fredag
En forespørgsel fra Køkkenet på at flytte standerhejsning 2019 til fredag kan ikke efterkommes.
i. Kapsejladsudvalget v. JL.
Starter op og kører som det skal – man bruger egen hjemmeside.
j. Sejlerskolen v. BCN.
Er godt i gang man søsætter bådene mandag, den 16. Tovværkskurset er startet 9/4
Der så stor tilmelding, at vi igen mangler instruktører.
k. Sluseudvalget v. KS.
Tiderne er er fremkommet og der kommer ændringer til cykel-broerne, men det er ikke blevet nemmere.
Generalforsamling torsdag d. 19. april 2018.
Formalia er ved at være på plads, men vi har ikke fundet erstatninger til de afgående medlemmer.
Diverse fejl i dagsorden (Morten skulle være på valg, Stig Forub forlod et revisersuppleant tomt og vi mangler den anden nye revisorsuppleant. Bestyrelsen opfordres til at finde kandidater.
Formanden opfordrede til at revidere vores holding til Klub-Modul systemet.
Vi opsatte et udvalg til at føre forhandlingerne med kommunen omkring drift aftalen for Hvidovre havn bestående af Henrik Hansen, Steen Larsen og Poul Klentz.
(nyt pkt) Bamsefond.
Bådudvalget har ansøgt ny motor til Optimisternes rib . Dette blev bevilget inden for 22.000 kr.
Lovændringer.
Bestyrelsen ar klar over at lovændringer ikke er helt ligetil at gennemføre og at forslaget kan falde bort.
Forsikring
Man er ikke færdig med forsikring af bådene der er under drastisk omlægning.
ToDo-Listen Blev gennemgået
Eventuelt
Referent
Bjarne Clasen-Nyqvist
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
25. april 2018
Deltagere:
Kurt Jakobsen. Henrik Hansen, Ulrik Larsen, Steen Larsen, Stig Forup, ,Stig Pedersen, Jan Larsen, ,Kurt Sejsbo,
Hans Henrik Andersen
Fraværende: Ingen
Kurt bød velkommen til dette første møde efter generalforsamlingen. Der var en kort præsentationsrunde.
Kurt havde inden mødet fremsendt dagsorden. Dette første møde var primært ift. bestyrelsens konstituering.
Dagsorden
1.Konstituering af bestyrelse
Valg af næstformand: Steen Larsen blev valgt
Valg af sekretær: Ulrik Larsen blev valgt
2.Struktur for udvalg, udvalgssammensætning og sammensætning af udvalg
Kurt foreslog en ny struktur for klubbens organisation
Foreslog en struktur med 3 ”hovedudvalg”, og tilhørende underudvalg. Organisationsdiagram ser ud som nedenfor:
Der var en generel drøftelse af ”gennemsigtighed” ift. indgåelse af aftaler og opgaver i klubbens regi. Der var enighed om, at der inden igangsætning af større projekter skal foreligge flere tilbud, og udvælgelse af disse skal ske med en baggrund at valg er sket efter en samlet vurdering af projektet (for eksempel billigst eller bedst kvalitet).
Ligeledes var der en drøftelse af at der bør være fokus på at få yngre kræfter ind i udvalgene. Dette er en generel udfordring i sejlklubber i disse år, men vi var enighed om det skal have speciel fokus.
3.Regnskab, kasserens rolle afrapportering
Jf. klubbens vedtægter skal der være en fremlæggelse af regnskab ved hvert bestyrelsesmøde. Som minimum skal der foreligge en fyldig rapportering pr. kvartal, og det blev drøftet om der kan laves afrapportering på et mere overordnet niveau pr. måned.
Roller og struktur blev drøftet. Det skal sikres at artsopdelingen i regnskabet afspejler udvalgsstrukturen.
Formand og sekretær drøfter dette setup nærmere og vender tilbage på et senere møde med oplæg.
4. Driftsaftale, status og arbejdsgruppe
Det kommende EU-udbud af havnens drift blev drøftet. Der skal være størst mulig fokus på dette de kommende måneder.
Kommunalbestyrelsen har netop godkendt at udbuddet kan offentliggøres
Der blev ligeledes drøftet muligheder for påvirkning af det politiske niveau ift. en kommende beslutning. Når et sådan EU-udbud er i proces er der (bør der være) helt klare retningslinjer i forhold til kommunikation mellem udbyder (kommunen) og de bydende i forhold til at alle har adgang til de samme oplysninger i processen. Såfremt dette ikke følges, eller der er andre uklarheder/fejl i forløbet er der relevante klagemuligheder (klagenævnet for udbud).
Der blev nedsat en arbejdsgruppe der skal udarbejde det konkret tilbud og følge processen tæt i udbudsfasen.
Den består af
· Kurt, Henrik H, Lasse, Steen, Poul, Ulrik
Det blev drøftet om der skal indhentes professionel bistand i forhold til at sikre at formalia følges m.m. Dette beslutter arbejdsgruppen.
Kommunalbestyrelsen er inviteret på besøg på havnen af brugerrådet d. 4. juni.
Ref. Ulrik Larsen
------------------------------------------------------------------------------------------
7. maj 2018 –
Deltagere:
Kurt Jakobsen, Henrik Hansen, Ulrik Larsen, Steen Larsen, Stig Forup, Jan Larsen, Kurt Sejsbo
Fraværende: Hans Henrik og Stig Pedersen
Referatet blev godkendt med tilføjelse af at Puklehvalerne skal påføres organisationsdiagrammet ”under formanden”.
Det blev aftalt at referatet som udgangspunkt skal hurtigere på hjemmesiden. Evt. bem. skal om muligt sendes til Ulrik 1 uge efter det er sendt ud. Foreløbigt referat lægges herefter på hjemmesiden. Endeligt referat godkendes til næste bestyrelsesmøde (jf. vedtægterne)
Budgetopfølgning og regnskab.
Det har ikke været muligt at få kontakt til vores regnskabsmedarbejder el. Lene, så der foreligger ingen udtræk til mødet.
Der har været betaling af sejl til mini 12 m. Der er bestilt service til de store påhængsmotorer.
Klubhus
Der har været udfordringer omkring afregning af El i 2017, hvor der fra hovmester mangler afregning af EL for 2017. Dette blev også nævnt på generalforsamlingen
Den kontrakt der fungerer pt. er inkl. afregning af EL., så dette betragtes som en misligholdelse af aftalen.
Det har vist sig, at der er fejl i de fremsendte fakturarer, hvorfor de krediteres og korrekte fakturarer fremsendes. Der var drøftelser omkring hvilke forholdsregler der kan/skal tages for at få beløbet inddraget.
Kurt havde lavet en opgørelse over elforbrug fra 1, april 2017 til 31.12.2017 via aflæsning hos DONG.
Der var enighed om at opgørelsen er rigtig (inkl. moms og elafgift).
Det blev aftalt, at Kurt snarest muligt snakker med hovmester om at betale skyldigt beløb for 2017. Såfremt der ikke kan indgås en aftale skal sagen via de nødvendige instanser for inddrivelse af skyldigt beløb.
Klubben (Kurt) kontakter ligeledes snarest Ørsted mhp. at få overført måleren til hovmesteren pr. 1. januar 2018.
Generelt vurderes kontrakt m.m. omkring klubhus og kontrakt med hovmester omkring EL-afregning at være attraktiv for begge parter.
Byggetilladelse
Hovmester har ansøgt kommunen (efter aftale med bestyrelsen), om byggetilladelse til tilbygning af Ishus.
Der skal laves aftale om, at en tilbygning tilfalder klubbens efterfølgende.
Hovmester arbejder videre med projektet så længe intet andet er hørt.
Havnen. Intet nyt.
Driftsudbud:
Sejlklubben er nu registreret til udbuddet.
Kommunen afholder informationsmøde mandag d. 14. maj her i klubben hvor bydende kan stille spørgsmål til materialet. Arbejdsgruppen skal inviteres.
Selve driftsaftalen er skrevet (pånær beløbet). Al udbudsmaterialet er hentet fra hjemmesiden. Henrik rundsender materialet i det tilfælde, som det ikke er hentet.
Det er indføjet, at Jonna bliver virksomhedsoverdraget med 32 timer og klubben bidrager med 5 timer som frivilligt arbejde.
Der er frist for tilbudsafgivning d. 24 maj. Kl. 12.
Øvrige havnen
Der er som forsøg sat både i vandet i weekender som forsøg. Dette evalueres efterfølgende. Blandt andet økonomien heri.
De 2 ”problembåde”, der har ligget henslægt over vinteren bliver nu fjernet.
Bukkedagen er 5. juni – det er lidt uheldigt da det er grundlovsdag. Foreslås ændret til d. 7. juni kl. 17. Det meldes hurtigst muligt udht. på hjemmesiden.
Sejlsport.
Ny struktur i klubbens organisation.
Det blev kort drøftet, at hvis der kan skaffe midler til nyanskaffelser trænger joller og grej til en generel opgradering.
Der bør laves en vision/mål for klubbens udvikling mht. sejlsport generelt. DIF og DGI-foreningspulje – check formål. Alle bør overveje muligheder for at søge puljer.
Sejlerskole: Morten Beha er interesseret i at overtage sejlerskolen sammen med Vagn Olesen.
Evt.
Det blev bemærket, at Kurt Sejsbo job som sluseudvalgsformand ikke er nævnt i organisationsdiagrammet.
Steen nævnte at Henrik H og Steen skulle have været afsted på kursus i den nye persondatalov i Marselisborg. De er begge forhindret, men prøver at skaffe materialet.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
14. junj 2018
Deltagere:
Kurt Jakobsen, Henrik Hansen, Ulrik Larsen, Steen Larsen, Stig Forup, Kurt Sejsbo, Hans Henrik , Stig Pedersen
Fraværende: Jan Larsen
1.Referat
Referatet blev godkendt med tilføjelse af det næste møde skal gerne stå i mødereferatet.
2. El-afregning med hovmester.
Køkkenet har ”overtaget” måleren pr. 1 april 2018, og der er opsat en fjernmåler, så det fremover kan afholdes en separat af afregning for dette.
Der er kommet en regning fra DONG (Ørsted) på EL i perioden på en slutaflæsning, og der er et tilgodehavende på 13.000 kr. Det er derfor pt. uklart hvordan det hænger sammen med de udsendte regninger til hovmester.
Formanden er ikke enig i den tidligere bestyrelse håndtering af afkrævning af EL-afregningen fra hovmester blandt andet i forhold til rettigheden og manglende dialog på udestående herfor. Der var enighed om, at der er et skyldigt beløb som skal opkræves, og der er begået fejl fra begge sider i forhold til at få reageret/kommunikeret rettidigt.
Der var drøftelser om i hvilket omfang et kompromis kan indgås. Det blev aftalt, at Kurt tager en snak omkring dette med hovmester.
3. Status på driftsaftale
Der afventes de endelige afklaringer på udbuddet, og der forventes nærmere omkring dette snarest.
4. Evaluering af vild med vand
Udskydes til næste møde, herunder kan der evt. nås at indhente erfaringer fra de andre klubber.
5. Regnskab
Stig har modtaget diverse opgørelser ift. budgetopfølgninger. På grund af problemer med at nå at udtrække data til møder den første torsdag i måneden, vil budgetopfølgning til kommende møder være med en måneds forsinkelse. Stig meddeler, at der kun er mindre afvigelser ift. budget.
Der bedes - så vidt muligt - anføres konteringsnumre på regninger til Lene.
6. Administrationsgebyr for ikke at være tilmeldt PBS
Det blev vedtaget, at indføre et gebyr på 150 kr. hvis medlemmer og andre der skal opkræves beløb, ikke er tilmeldt PBS. Indføres fra 2019. Der skal informeres heromkring på relevante steder. Kurt er tovholder ift. at få sat dette i sving. Det skal dog undersøges hvor stort beløb det er lovligt at opkræve (hvis der er sådan en grænse)
7. Havneudvalg
Der er ryddet op på pladsen og ellers afventes yderligere større tiltag i forhold til en tilbagemelding omkring udbuddet.
8. Husudvalg
Hans Henrik har skaffet medlemmer til husudvalget.
• Luis Lave Glud, • Nicolai Venning Nielsen , Ronnie Andersen , John Klingert • Kim Mortensen • Martin Byskou
Første projekt er at reparere tag på skur ved bestyrelseslokale som er utæt.
Information omkring brug af slæbested (vægtbegrænsning m.m.) bør synliggøres.
9. Sejladsudvalg
Ulrik arbejder på et samlet overblik over ”sejladsaktiviterne”, og vil indkalde til et samlet møde efter sommerferien i udvalgene, mhp. på at drøfte strategi herfor, og hvordan de forskellige aktiviteter kan gøre gavn af hinanden fremadrettet m.m..
Kurt har overdraget sejlerskolen til Morten Beha Pedersen og Vagn Olesen som de nye ledere af sejlerskolen.
9.1 Etablering af SUP-board afd.
Det kræver en investering i størrelsesordenen 10.000-12.000 kr. Tim fra juniorafdelingen vil stå for etableringen.
Bestyrelsen er positiv. Kurt tager fat i Tim, og initiativet skal promoveres.
Der skal aftales et konkret beløb for brug af disse, samt man skal være medlem af klubben.
10. Puklehvalerne
De mødes første onsdag i hver måned og Kurt har mødtes med dem. og aftalt at de opgaver de skal udføre koordineres gennem Kurt.
Det er meddelt dem, at bestyrelsen bakker op om deres arbejde og det er et fint aktivt for klubben.
11. Evt. Slusen har udvidet åbningstid om torsdagen fra nu kl. 17 til19.
Persondataforordning. Hans Henrik sender info rundt så de sidste forhold heromkring kan komme på plads.
Afregning fra ”permanente lejemål” er kommet (36.000 kr.). Afregnes efter aktiviteter pr. medlem i klubben.
Trygfondens ”sejl sikkert” kampagne. Der er kommet info om dette. Er der nogle i klubben der vil være ambassadør? Kurt rundsender og vi finder den rette person.
Henvendelse om kajakroernes ageren i havnen. Der har været henvendelser om, at de ”fylder for meget” og ikke tager nok hensyn til bla. sejlerskolen. Det skal tages op. Kurt snakker om klubben om udfordringerne.
Containerne på havnen er fyldt op og må ikke stå åben. Det er også en udfordring med køkkenet, at der er for lidt plads til deres. Kan tiltrække rotter. Den nye ”miljøstation” som kan afhjælpe dette bør fremmes.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. august 2018
Deltagere:
Kurt Jakobsen, Henrik Hansen, Jan Larsen, Ulrik Larsen, Kurt Sejsbo, Hans Henrik
Fraværende: Steen Larsen, Stig Forup, Stig Pedersen
1.Godkendelse af referat fra 14. juni
OK
2. Status på elafregning med hovmester
Formanden havde inden mødet udsendt oplæg til kompromis med hovmester. Der var lavet opgørelse over elforbrug i perioden 1. april 2017 til 22. april 2018. Oplægget gik på, at der ”deles i porten”, og alle var enige om sagen gerne skal lukkes. Formandens oplæg kunne godkendes, og formanden kan gå videre med sagen.
Kontrakt med hovmester blev drøftet. Når kontrakten skal fornys, efterspurgte formanden bestyrelsens input til hvad en ny kontrakt skal indeholde. Vi skal tænke på at forholdene har ændret sig. I dag er det en større forretning end tidligere.
Emnet tages op på næste møde.
3. Regnskab
Kasseren var ikke til stede til mødet. Der blev igen efterspurgt til status for regnskabet. Der skal gennemføres en halvårsrevision. Formanden igangsætter denne i samarbejde med kasseren.
4. Havneudvalg
Havneudvalg er i gang. Jesper ”liva” Larsen har accepteret at deltage i havneudvalg. Øvrige deltagere afventer. Henrik sender navne til Ulrik.
5. Efterladte både
Der er en del efterladte både på pladsen. Hvad skal der ske med dem?
Henrik vil udarbejde en handlingsplan, som kommunen kan godkende. Herefter kan der tages mere konkret aktion på de enkelte både, således at det rent juridisk også håndteres korrekt.
Der er dog muligvis kontakte til ejere af nogle af bådene og der tages kontakt til dem vi kan finde.
Henrik fremfinder tidligere bøjepladslister for evt. at finde relevante ejere.
Der kan indrettes et ”kirkegårdsareal” på pladsen (nærmest dueslaget) så de ikke står og fylder midt på pladsen. Der blev også bevilliget penge til at få dem flyttet.
Det påhviler bådejere at holde renholde arealet foran bådene! Der laves en kampagne for dette. Lige nu ser det ikke særligt velholdt ud.
Henrik laver et opslag. Skal også sættes fysisk op på havnen!
6. Husudvalg.
Uge 34 udføres reparation af tag. Der kigges også på affaldspladsen for bedre løsninger.
8. Sejladsudvalg
8.1 Status på etablering af SUP-board afdeling.
Intet nyt. Drøftes videre
8.2 Ungdomsafdelingens ansøgning om en Feva-jolle
Der er stigende aktivitet, og for at fastholde flere af ungerne, kan det være oplagt at skaffe endnu en Feva-jolle.
Bestyrelsen er positiv. Der forsøges at finde en bedre brugt (30-40.000 kr.), selv om der pt. ikke umiddelbart er nogle til salg.
Klubben vil gerne støtte yderligere aktiviteter ift. at få mere gang i kapsejladser, og aktiviteter heromkring. Ulrik foranlediger samlet møde med relevante aktører lidt senere på sæsonen.
Der er bevilliget 5 VHF radioer fra Tryg-fonden. Ulrik videresender regning til Trygfonden.
Vi kigger på at arrangere et VHF-kursus til vinter. Ulrik undersøger praktik, pris m.m. nærmere. Vinterkursus foretrækkes. Tilbydes alle.
9. Puklehvalerne
Opgaver:
• Ønske om at etablere skabe i bestyrelseslokalet.
• Renovering af mødelokalet er også et ønske.
• Der mangler reolplads på kontoret.
• Eftersyn af et par optimistjoller
10. Eventuelt
Vild med vand evaluering. Vi har desværre glemt ”Færøroerne”. De skal indbydes også.
Afriggertur. Marineforeningen lukker, og ved ikke pt. hvor de bliver sendt hen. Vi regner med lokalerne dog stadig kan bruges.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde 6.september 2018 – Hvidovre Sejlklub Suset.
Deltagere:
Kurt Jakobsen, Henrik Hansen, Jan Larsen, Ulrik Larsen (ref), Kurt Sejsbo.
Hans Henrik, Steen Larsen, Stig Forup,
Fraværende: Stig Pedersen
Godkendelse af referat fra 2. august OK
1.Regnskab
Klubbens revisorer/bilagskontrollanter har gennemført en revision hvor regnskab, kontoplaner m.m. er gennemgået. Der udfærdiget en revisionsrapport med gode råd og konkrete tiltag. Rapporten var udsendt inden mødet og blev drøftet.
Det blev aftalt, at der skal anskaffes ekstern hjælp til erstatning af det nuværende firma, Leto, med henblik på omstrukturering af procedurer, kontoplaner m.m. så klubbens nuværende regnskabsopgaver bliver forenklet. Dette igangsættes snarest med henblik på igangsættelse 1. januar 2019.
Der var til mødet fremsendt månedsregnskab som blev drøftet. Enkelte justeringer og uhensigtsmæssigheder blev drøftet.
2.Rykkerprocedure
Den blev pointeret, at den aftale der er om rykkerprocedure for kontigentrestance skal følges. Der er faste procedure nedskrevet, det gælder en eller to rykkere, anbefalet brev og herefter overgivelse til kommunen for inddrivelse af restancer. Der følges op herpå.
3. Havneudvalg
Efterladte både (Triss Magnum, Speedbåd, Blå L23, Ulla, B31 på nordmolen etc?)
Triss Magnum afhentes nu. Restance til klubben betales.
Blå L23 vil gerne have en ny opkrævning, og skal sælges
Ulla skal skrottes og er lovet fjernet i september
B31 på nordmolen får en opkrævning på en låneplads og skal flyttes
Kontakt til Søspejderne, herunder deres uretmæssige elforbrug
Søspejderne vil fjerne deres ”ragelse” på deres areal. Der er kontakt til dem vedr. elforbrug, så det forventes løst snarligt. Henrik har kontakten
Ny Mastereol
Ansøgning om igangsætning er udarbejdet og der er dialog med kommunen om det. Det er en lidt omstændig procedure. Bla. skal lokalplan og helhedsplan ændres/tilpasses. Henrik får et overslag på hvad det koster.
Generelt skal det præciseres, at salingshorn, vanter m.m. skal afmonteres inden vinteropbevaring af master. Henrik udarbejder opslag om dette.
Vedligeholdelse af Annette
Lænsepumpen er i stykker og batteriet er faldet sammen. Hele El-systemet er irret. Lige pt. skal den på land og ordnes (EL og lænsepumpe). Kenneth kontaktes for optagning.
Henrik kontakter Stig ”Daisy” og beder ham om at fixe relevante dele.
Ny 40 fods stålbåd på havnen
Den må ikke ligge i havnen hvis den vejer over 10 tons (havnereglement) Vi kender pt. ikke data for båden. Vejeattest el. lign. må fremvises ellers må den afvises.
Bent Hornstrøms tidligere plads
Der er 2 der gerne vil derover. Pladsen gives efter anciennitet på listen.
4. Husudvalg
Tag over mødelokale
Taget er nu repareret, så det er tæt.
Safetyboks til kontor (Nøgler og kontrakter) / Der indkøbes en sådan.
Ommøblering af kontor, Der skal flere reoler op, og en generel oprydning i mapper m.m.
5. Sejladsudvalg
Vedligeholdelse af følgebåde
Der efterlyses en fast kontaktperson til klubbens følgebåde (motorer m.m). Tim (sammen med Jan L) vil gerne være ansvarlig for dette. Det skal være dem der tager affære, når der er noget i stykker. Afhængig af problemet skal der tages kontakt til en professionel til reparation.
Status på etablering af af SUP-board afdeling.
Der er intet nyt. Der indkøbes board hen over vinteren. Alle kan være opmærksom på gode tilbud.
Der skal udvikles ”koncept” for det nye tiltag.
6. Privatlivspolitik (sidste versioner var vedhæftet indkaldelsen)
Der er udarbejdet et udkast til privatlivspolitik, som Steen og Kurt finpudser så det kommer til at dække alt klubbens arbejde omkring arbejde med og håndtering af data, og primært personhenførbare oplysninger.
7. Puklehvalerne
Kurt har dialogen med dem. Senest er der ryddet op i masteskuret, og edderkoppespind er fjernet fra udhængene på klubhuset.
Skabe i gangen etableres i vinterhalvåret.
Renovering af mødelokale i bestyrelsesrum.
Der er derudover en del materiale, som der kan fjernes/smides ud i bestyrelsesrummet. Alle opfordres snarest til at kigge forbi, og se hvad der kan fjernes.
8. Heldagsbestyrelsesmøde i september
Lørdag d. 29/9 kl. 9 – Alle opfordres til at komme hvis muligt. Reserver datoen
Her holdes et heldagsmøde hvor ideer til visioner for havnen og indhold i ny hovmesteraftale blandt andet skal drøftes.
11. Vild med vand / Udgår.
12. Standerstrygning og afriggertur
Standerstrygning d. 29/9 kl. 16 og afriggertur d. 20/10.
Der bør gøres en indsats for at gøre reklame for begge dele.Steen sender et nyhedsbrev ud omkring begge arrangementer.
11. Eventuelt
Der er kommet en mail fra nogle besøgende med ros til havnen og tak for besøget ?
Kurt har snakket med jagtforeningen, og fået inspiration til en folder om information om klubbens aktiviteter. Vi arbejder videre med ideen om tilsvarende folder
Der er en bestyrelsesansvarsforsikring i FIRST som tilsyneladende har en forkert adresse. Henrik retter det til Hvidovre Sejlklub.
Der er lidt rod med administration af skabene, herunder betaling. Nogle står tomme
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
29.september 2018
Deltagere:
Kurt Jakobsen, Henrik Hansen, Jan Larsen, Ulrik Larsen (ref), Kurt Sejsbo, Hans Henrik, Steen Larsen,
Stig Forup, Stig Pedersen
Afholdt heldagsmøde med henblik på at drøfte visioner og input til havnen og input til hovmesterkontrakt.
Følgende blev drøftet:
Havn og klubhus
Uddybning: Der er tidligere udarbejdet oplæg og tiltag for dette. I 2009 var oplægget 11 mio. for den opgave. (inkl. ½ som opfyld på Sydmolen og ½ bortskaffes).
Der er miljøforhold der skal afklares (forurenet havneslam, klaptilladelse etc.)
For en del år siden blev dybden målt til ca. 1.8 m. v. daglig vande.
Det har været et stort ønske i mange år. Det skal tydeligt pointeres overfor kommunen, at det er en af vores topprioriteter og væsentlig for havnens fortsatte beståen og udvikling.
Der er tilsyneladende sket en mindre forværring de senere år, uden der er rigtig dokumentation herfor.
Vedligeholdelse af sømærker ”inden for broerne”
Tidligere kontaktede vi ”Sydhavnen” (pælemanden), som foranstaltede opretning og reparation. Klubben kontakter til John Lykke i kommunen, som skal prioritere det.
Molehovederne
Tilstanden på molehovederne er ved at være kritisk (råd). Vi bør selv skaffe et overslag på reparation/udskiftning.
Efter besigtigelse kunne det konstateres, at det mest kritiske er gelænder/rækværk som bør skiftes snarest pga. råd
Der udarbejdes et skilt med ”velkommen til Hvidovre havn”, som skal være belyst.
Der skal/bør være ”godkendt” belysning på molehovederne. Det er meget svært, at finde ind i mørket. Vi kan selv sætte belysning op. Der kan sættes 2 belyste skilte op hhv. grøn og rød.
Flydebro ved roerne
Denne er akut ”farlig”, og skal skiftes eller fjernes/lukkes nu. Det er den lille bro til højre for slæbestedet. John Lykke, Hvidovre kommune kontaktes
Bolværk på syd og nordmolen
Renoveringen af disse er stoppet, og skal fortsættes nu. Det skal ligeledes gå igennem John Lykke i kommunen.
Tilsvarende skal zinkanoderne også skiftes, da det ellers forværres tilstanden på spunsen.
Skinneanlæg på slæbested + bådvogn
Dette er sejlklubbens.
Skinnerne er dårlige, og vognen bør ændres til en vogn som kan håndtere både med finne-køl. Vi skaffer selv et tilbud på ændring af denne og reparation af skinner.
Kontakt til ”dykker Niels” (Vilma)
Metalskinner mellem de lodrette fliser stikker op.
Dette har været et problem i mange år. Drøftes også med John Lykke. Kunne optimalt kombineres med renovering af belægningen, eller billigere skæres med en vinkelsliber.
Cykling på Sydmolen Kræver tilladelse fra kommunen. Klubben er med på, at cykling tilladelse.
Fornyelse af skitning - Generelt bør skilte på havnen moderniseres. Nye skilte, f.eks information om nærområdet kan også være relevante. Vi skal lige være opmærksomme på hvilken skiltning der reguleres af kommunal lovgivning og hvilke vi selv kan sætte op.
Grill-platforme - Ønske til en ekstra grillplatform. Der etableres en ekstra på sydmolen hvor der oprindeligt lå en. Dette er en medlemsopgave.
Spærring ud mod Strandvejen
En simpel løsning med f.eks pullerter, men forslag til løsning skal undersøges nærmere og prisoverslag indhentes. Det skal godkendes af beredskab m.m. og er en kommunal opgave. (John Lykke)
Vinterstativer ønske om ekstra vinterstativer til optimistjoller bag det røde skur. Der kan evt. bygges ovenpå de eksisterende. Opgave for puklehvalerne?
Jollestativer - Langsgående bjælker ved optimistjoller (dem tættest på land). Flere er rådne + ny tæppebelægning. (opgave for puklehvaler?)
Brusehoveder på molen
Etablering af brusehoved på nordmolen (kommunen).
Vandslanger / Drøftelse af vandslanger. De bliver jævnligt stjålet, men vi skifter løbende og holder øje med det.
Brug af flydebro ved slæbested.
Det pointeres, at det er til kortere ophold, af- og pålæsning af ting og sager, og ikke til længere ophold og ikke til gæstesejlere. Det spærrer også for adgang til tank, mastekran og jollebro.
Disse retningslinjer kridtes op. Nyt skilt sættes op (formulering udestår).
Procedure for sunkne både
Hvis en båd synker, skal den hæves indenfor 48 timer. Hvis ikke ejer får det foranstaltet, gør klubben det på ejers regning.
Det blev drøftet i hvilket omfang forsikringen dækker hvis der sker noget ifb. sådan en bjærgning. Det undersøges nærmere.
Procedure for både der har stået på land i en længere årrække.
Pt. er det havneudvalget der kan tage stilling til i hvilket omfang sådanne både ikke kan være her.
Det blev drøftet om der skal indbetales et depositum for sådanne både der skal stå på land.
Hvis man ikke har ret til bøjeplads – har man ikke ret til plads på land.
Havneudvalget kan også nægte optagelse hvis båden ikke er i ”forsvarlig stand” eller udvalget kan opkræve beløb for bortskaffelse. Se kommunens havnevedtægter.
Henrik og Kurt laver en formulering som kan anvendes. 2 år er udgangspunktet, men der kan dispenseres i konkrete tilfælde
Procedurer for forladte ”og passive” både. Den procedure skal også tages op og efterleves. Procedure er nedskrevet i Standardreglement for Danske havne, stk. 2.16
Det er klubbens opgave at administrere havnen og arealer, så dette efterleves (uden at snakke yderligere med kommunen).
Cykelstativer
Der skal flere op rundt omkring. Kommunen spørges om dette, og der kan aftales konkrete steder
Miljøstation
Der skal derudover findes et areal til de grønne containere hvor der kan ske sortering (mindre containere)
Vaskemaskine og tørretumbler
Disse hører til køkkenet.
Hovmesterkontrakt
Indhold i ny kontrakt blev drøftet.
Det blev drøftet om hovmester var det rigtige ord. Enighed om at forpagter er mere rigtigt.
Der var enighed om, at bestyrelsen skal fastsætte rammerne/ønsker til indholdet. Efterfølgende bør der måske indhentes professionel hjælp til at få det sat ind i de rigtige rammer kontraktmæssigt/værdimæssigt.
Der er nogle dilemmaer omkring klubbens brug af lokalet og forpagterens aftaler om arrangementer.
Visioner/ideer
· Der bør ikke være omkostninger for klubben som hovedregel.
· Klubbens medlemmer skal have mere glæde af lokalet end nu
· Der skal være en inventarliste – hvad er klubbens og hvad er forpagterens
· Der skal være dialog med klubben (og i god tid) omkring størrelsen af selskaber og klubbens arrangementer. Skal der f.eks være en maks størrelse (f.eks 50), og alt derudover skal aftales specifikt?
· Ny bygning kun til klubmedlemmer? har tidligere været drøftet med forskellige forslag til udvidelser m.m. Hvad med midlertidige pavilloner? Kommunen skal under alle omstændigheder med på banen
Hvad er klubbens udgifter til vedligeholdelse til klubhuset/restauranten
o Slibning af gulv
o Vedlige solfangeranlæg
o Vand
o Rengøring af lokalet
o Gas
o Alarm
o Skur (forpagters opbevaring)
o Rensning/vedligehold af kloakker
o Etc.
Det er interessant ift. fordeling af udgifter/husleje. I runde tal 150-200.000 pr. år. for udgifter. Pt er forpagters husleje 140.000 kr. /år
Hvor stor en del skal klubben tjene på en forpagtningsaftale =?
Det er bla. dette en professionel vurderingsmand kan bistå med. Begge parter skal være tilfredse.
Hans Henrik udarbejder en inventarliste (gerne med alder på inventaret).
Skal medlemmerne kunne afholde egne fester hernede, og selv medbringe drikkelse?
For eksempel et vist antal dage om året.
Sagen følges op.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Udvidet bestyrelsesmøde 11 oktober 2018 – Hvidovre Sejlklub Suset.
Deltagere:
Kurt Jakobsen, Henrik Hansen, Jan Larsen, Ulrik Larsen (ref), Kurt Sejsbo, Hans Henrik, Steen Larsen, Stig Forup, Stig Pedersen
Godkendelse af tidligere referat / Godkendt
2 Regnskab
Status /Regnskab pr. 31/8 var udsendt i forvejen.
Rykkerprocedure
Kurt har holdt møde med Lene vedr. rykkerprocedure.
Aftalt at klubben sender 2 rykkere, og på 2. rykker skal der stå, at såfremt betaling udebliver vil det blive overgivet til kommunal inddrivelse.
Lene tager kontakt til kommunen omkring det praktiske ift. deres arbejde i det setup.
Rykkergebyr på 100 kr. kan påføres.
Regnskabssystem
Kurt og Stig F har været til møde hos ekstern leverandør vedr. et nyt regnskabssystem (Economic)
Systemet virker overskueligt og kan tilpasses vores behov for opdeling, afrapportering m.m.
Kan også håndtere vores medlemsregister inkl. opkobling til Nets.
Der er dog visse forhold, der skal undersøges nærmere ift. at kunne opfylde vores konkrete behov omkring at køre 2 forskellige regnskab (klub og havn), som tilmed er med og uden moms.
Det blev drøftet, hvorvidt det er hensigtsmæssigt, at skifte system nu, eller vente til at starte op i et nyt regnskabsår. Der var enighed om, at der skal være opstart pr. 1. jan.
Det blev også aftalt, at der skal kigges på et andet system, for at have et bedre sammenligningsgrundlag.
3. Havneudvalg
Optagning kører planmæssigt. Det skal pointeres, at der ikke skal tages nye ”udefrakommende” både ind på vinterpladsen, da pladsen er trang på land.
Opslag om forbud mod trykspuling. Et større skilt skal dog op. Henrik koordinerer dette.
Kontakt til Søspejderne, herunder deres uretmæssige elforbrug
Henrik prøver at få kontakt, og fortsætter.
Vedligeholdelse af Annette
Stig ”Daisy” er i gang med en større omgang.
Han udarbejder en liste til Jan Larsen med indkøb af udstyr.
Masteskur.
Der er udarbejdet en skitse af et nyt masteskur, og udkast til en ansøgning til kommunen (der skal bla. laves en ny lokalplan). Tidligere masteskur kan indrettes til juniorrum m.m.
I første omgang skal ansøgning drøftes med kommunen, inden der gås konkret videre med planen. Der gås videre med planen.
Mini 12m
Overdækning af mini 12 m’erne ønskes til vinteren. Vores telt kan evt. bruges.
4. Husudvalg
Mindre arbejder omkring ventilation, lys på toiletter m.m. skal fikses. Hans Henrik og co. fixer det.
Ukrudt på terrasser
Tidligere har havneassistenten fjernet ukrudt.
Der er meget ukrudt pt. der skal fjernes pt.
Det skal minimum ske et par gange om året. Det er dog vigtigt, at affald fra restauranten (skodder, servietter m.m.) skal fjernes af hovmester.
Ommøblering af kontor
Møbler fra Lejrbo kan bruges
Ny hovmesterkontrakt.
Kurt havde udarbejdet oplæg til emner til indhold i en ny kontrakt som blev drøftet.
Der blev nedsat et udvalg med Kurt Jacobsen, Kurt Sejsbo og Hans-Henrik som tager fat på arbejdet.
5. Sejladsudvalg
Vedligeholdelse af følgebåde
Service på påhængsmotorer skal gennemføres i løbet af vinteren. Jan Larsen sætter det i værk.
Status på etablering af SUP-board afdeling
Stadig aktuelt med at købe 3-4 boards (voksenmodel). Jan Larsen har kontakter, evt. sidste års modeller.
VHF-kursus.
Ulrik arbejder videre med som udgangspunkt et weekendkursus her i klubben med efterfølgende prøve i Søfartsstyrelsen inden næste sæson starter.
6. Privatlivspolitik
Ny udgave er på hjemmesiden ?
Der skal lille ”reklame” omkring det på hjemmesiden, evt. ifb. med nyhed om bankospil.
7. Puklehvalerne
De mødes her i vinteren hver onsdag. Kurt har fået indkøbsliste med træ m.m. til udvidet optimiststativ.
Reparation af jollestativer på pladsen også i gang.
Mødelokalet ved skipperstuen sættes i stand.
Henter ligelede kapsejladsbøjer ind. Evt. reparation af kæder og ankre
8. Eventuelt
Deltagelse på FLID-kursus d. 15. nov. I Middelfart. (vedligeholdelse af havn). Henrik og Jan deltager.
Ulrik og Kurt J deltager på DS klubkonference i Vingstedcentret i november.
MobilePay skal oprettes (til indbetaling til klubben).
Der har været dialog med idrætsrådet i kommunen omkring hvem der har forpligtigelser til hvad omkring brugerråd på havnen.
Idrætsrådet bør have henvendelser omkring selve den sportslige del.
Brugerrådet skal have fokus på havnen og areal heromkring.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde 6. november 2018 – Hvidovre Sejlklub Suset.
Deltagere:
Kurt Jakobsen
Henrik Hansen
Jan Larsen
Ulrik Larsen (ref)
Hans Henrik
Steen Larsen
Stig Forup,
Stig Pedersen
Afbud: Kurt Sejsbo
Godkendelse af tidligere referat
Godkendt
Regnskab.
Regnskab sendt ud før mødet.
Der blev drøftet mindre justeringer ift. bogføringer.
Vores revisor har efterspurgt specifikation af to status poster i 2017 regnskabet. Den ene post, debitorer, kender vi specifikationen for. Den anden, kreditorer, er der en vis usikkerhed omkring. Paul Klenz og Bjarne har været kontaktet uden der er kommet noget endeligt ud af det. Kurt Jakobsen taler med revisoren om hvad vi kan gøre.
Der er en del mindreforbrug på vand. Der er tilsyneladende sket en aflæsningsfejl tidligere.
Det skal checkes, hvordan Indbetaling fra er bogført.
Det skal ligeledes checkes, om vi er medlem af diverse andre klubber, som det ikke er nødvendigt vi er medlem af (for eksempel specialklubber).
Vedligeholdelse af mastekran skal ikke stå på klubbens regnskab. Havnen skal betale vedligeholdelsen.
Rykkerprocedure
Møde med kommunen (Michael Elgaard) om rykkerprocedure. Det er ikke hensigtsmæssigt med anbefalede breve.
Der sendes 2 rykkere. På 2, rykker skal stå at efter en el. anden dato overdrages fordringen til kommunen. De kan evt. herefter håndtere det via E-boks.
Bøjepladsen skal også fratages de pågældende.
Der skal i lighed med bøjepladskontrakt også være en kontrakt med dem, der kun har en vinterplads.
Bøjepladslejen skal også prisreguleres hvert år.
Opsigelsesvarsler er heller ikke defineret. Skal være senest 1 måned før start af halvsæson
Jollepladser skal koste 900 kr/år.
I havnereglement er der ikke defineret så præcist hvad der betales for. De konkrete perioder der betales for skal fremgå. Sommersæson er fra 1/3 – 30/8 og vintersæson 1/9 – 28/2
Status på prokura og Mobilepay
Formanden har fået et dankort på som kører på klubbens konto.
Der skal udarbejdes en procedure for anvendelse.
Mobile pay er ikke helt på plads endnu, men forventes etableret her i november.
Bamsefond og opsparing
Pt. er der store kontantbeløb på både Bamsefonden og opsparingskontoen hvilket ikke giver noget afkast.
Vi har fået et forslag fra bankens investeringsrådgiver omkring en obligationsfond, Fonde, der basere sig på sikre obligationer med et rimeligt årligt afkast, og der var enighed om at investere kontantbeholdningerne i disse papirer. Dog holdes godt ca. en fjerdedel af opsparingen stadig i kontanter til ""uforudsete udgifter”.
Fremtidigt setup for vores regnskab
Formanden havde udarbejdet en kravspecifikation ift. setup af fremtidigt regnskab. Denne er sendt ud til bestyrelsen og sendt til 3 firmaer.
Han havde ligeledes udarbejdet en kort opsamling på disse tilbagemeldinger.
De store udfordringer er håndtering af vores medlemssystem og bøjepladssystem.
Det blev aftalt, at der arbejdes videre med ”ForeningLet” ift. en nærmere uddybning af systemet.
Der skal sikres en løsning, der kan køre inden for de næste par måneder grundet regnskabsårets afslutning.
Havneudvalg
Status på To Do liste
Henrik gennemgår listen med John Lykke i kommunen
Henrik og Kurt mødes med idrætsrådet onsdag d. 7 sammen med de øvrige klubber,
Status masteskur
Svar fra Lars Hørdum fra kommunen. Som det ser ud pt. kan der ikke bygges ift. den nuværende lokalplan. Pt. skrinlægges planerne derfor.
Kabel ved det nordlige hegn skal nedgraves. Henrik drøfter det med John Lykke inkl. nedgravning af udtjente EL-standere.
Husudvalg
• Gavlen er renoveret
• Ommøblering af kontor. Møbler er skaffet.
• Emhætte mangler fedtfilter
Ny kontrakt med køkken
Der udestår drøftelser med hovmester på baggrund af tilsendt oplæg
Alarm
Vi mangler kodeord når alarmen er gået
Sejladsudvalg
Vinterprogram for juniorafdelingen er udarbejdet med diverse aktiviteter vinteren over bla. i samarbejde med naboklubber
Vedligeholdelse af følgebåde
Jan L bestiller service
Status på renovering af Annette
Intet nyt fra Stig. Han kontakter Jan hvis der mangler materialer.
Indkøb af SUP-board afdeling.
Jan L har fået nogle gode tilbud på hånden og forhandler videre. Har fuldmagt til at købe 4 hvis de findes til fornuftig pris.
VHF-kursus
Forskellige muligheder blev drøftet. Der er mulighed for undervisning el. selvstudie. Det er ”halvdyrt” med skræddersyede kurser og undervisning. Evt. mulighed for oplæg af ekstern og oplæg til selvstudie og efterfølgende prøve. Drøftes nærmere på næste møde
Puklehvalerne
Der møder 12-14 stk. hver onsdag. Fin opbakning
Bestyrelseslokalet tømmes og renoveres (bla. nyt tæppe, nye skabe m.m.)
Eventuelt
Politik for tildeling af skabe bør skrives ned.
Formanden køber ny PC.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde 6. december 2018 –
Deltagere: Kurt Jakobsen, Henrik Hansen, ,Jan Larsen,
Ulrik Larsen (ref), Hans Henrik, Steen Larsen, Stig Forup, Stig Pedersen, Kurt Sejsbo
Godkendelse af tidligere referat /Godkendt
Regnskab
Status (oktober vedhæftet mødeindkaldelsen)
Vild med vand er bogført med 0 kr. Der er kommet ca. 6.000 kr. ind.
De er også udgiftsført med et forkert beløb. Begge skal tilrettes.
Status på Mobilepay (kassebilag vedhæftet mødeindkaldelsen)
Det et nu oprettet, og der er udført test med betaling. Der er problemer med at få overført tekst fra mobilepay til bankudskrifter.
Der er derfor behov for supplerende tekst/bilag, som skal udfyldes samtidig med en mobilepay betaling, så der kan bogføres rigtigt. Det kan virke noget administrativt tungt ift. mobile skulle lette dette. Der arbejdes videre med det
Bamsefond og opsparing
Der er købt værdipapirer, som angivet i forrige referat.
Fremtidigt setup for vores regnskab
Der er lavet et udtræk af medlemskartotek, som er indlæst i det nye økonomimodul (economics). Der udestår stadig, at se det endelige setup, ligesom diverse rettigheder og adgange til systemet skal håndteres.
Havneudvalg
Status på To Do liste
Der er ved at blive skiftet træ på nordmolen. Der har også været gennemgang af opgaver på havnen med John Lykke fra Kommunen. Kommunen har meget få midler til rådighed til opgaverne. Der skal derfor laves et budget for de ekstra udgifter, som der skal søges i kommunen efter.
Der skal også oprettes en hjemmeside for havnen. Der findes en privat facebookside som vedkommende der har oprettet siden gerne vil overdrage til havneudvalget. Der er en del medlemmer allerede, så det vil være relevant. Henrik Hansen tager det videre herfra.
Havnetakster 2019 (Takstregulativ vedhæftet mødeindkaldelsen, se side 12. Jollepladsleje ændret i takstændringsbudget)
Der var drøftelser omkring den nye oversigt og takster fra kommunen. Hele prissystemet er dog vedtaget af kommunalbestyrelsen, så det må accepteres i denne omgang.
Følgende blev drøftet.
Nye takster fra kommunen, som er angivet som helårlige. Af hensyn til blandt ældre i klubben bør det overvejes at opkræve dem halvårligt.
Hvis man har en fortøjningsplads skal der dog betales for hele året.
Skal vi opkræve bøjepladslejen på en gang 1/3.
????
Slæbestedspriser svarer ikke overens med vores prisliste.
Det har tidligere været 400 kr. årligt.
Der er også sat beløb ind for leje af nøgle pr. dag. Det er ikke til at administrere.
Takst for optagning for ikke hjemmehørende både er 800 kr. pr. gang.
Bøjepladser har forfald 1/3 og 1/9. Slæbested 1/4 og 1/10. Landplads halvårlig?
Disse datoer passer ikke med kommunens takstblad. Her er der 3 forskellige perioder.
Hvis der er nogle der ønsker bådplads i vinterhalvåret, skal der opkræves et depositum.
Alle forholdene tages videre op i havneudvalget.
Henrik fortalte også, at der er indhentet tilbud på lanterne med LED og solfanger til markering af indsejling.
Der har været flere tilfælde af indbrud i både, og flere ønsker om videoovervågning.
4. Husudvalg
Klubhusvedligeholdelse
Der foretages hovedrengøring til januar og lakering af gulv i klubhuset. Opgradering af lys på toiletterne m.m.
Gulv i kontoret trænger også. Afventer til sommer.
Ny kontrakt med køkken
Der har været møde med hovmesteren.
De overordnede rammer ser fornuftige ud. Der arbejdes videre med det mere konkret, herunder overtagelse af diverse elementer, og økonomiske forhold.
Alarm
Der udestår etablering alarm på skydedør og til lager. Hans Henrik går videre med det.
Julebanko
Det var en stor succes.
Der var dog kun mødt ca. halvdelen af det forventede antal gæster frem.
Fortsætter fremover.
Børnenes juletræ
Det gik også fint. 27 fremmødte børn.
Fremtidige klubarrangementer
Forskellige arrangementer blev drøftet, herunder
· Jazz-aften
· Hjertestarterkursus ?(Trygfonden har ansøgningsfrist 1/3). Ekstra hjertestarter kan overvejes søgt ved benzinstanderen.
· Et ”rigtigt” 1. hjælps kursus er måske bedre. Undersøges nærmere.
Sejladsudvalg
Vedligeholdelse af følgebåde
Honda i Hvidovre (Poul) vil lave service på motorer løbende når de har tid (inkl. de 2 til skolebådene).
Status på renovering af Annette
Stig og Vagn er i gang. Ny vandpumpe og generator fixes.
SUP-board afdeling.
Der er indkøbt 4 boards til en god pris.
Der blev indledningsvist drøftet forhold omkring
· Placering af boards (aflåst).
· Hvem kan drive afdelingen ?
· Priser ?
· Udlejning ?
· Mulighed for at deltage med egne boards ?
· Instruktørkurser
Ulrik tager fat på Henrik tang i DS og hører om gode råd. Han kan nok også lokkes til at komme ud og fortælle om koncept, herunder erfaringer fra andre klubber.
Der skal udsendes en pressemeddelelse, når vi har lidt mere styr på koncept m.m.
Puklehvalerne
Oprydning masteskur er færdig.
Bestyrelseslokale forventes færdigt inden jul.
God stemning og aktivitet med de forskellige gøremål
Eventuelt
Klubkonference DS, Vejle
Ulrik og Kurt deltog
Inspiration omkring forskellige emner bla.
· Sikkerhed
· Sejlerskole
· Studer og sejl
· ”Tænk kreativt og bevar de unge”
Der var en længere snak om sejlads generelt, fastholdelse af børn m.m.
Det blev aftalt der skal arrangeres et fælles ”inspirationsmøde” i det nye år med juniorafd, sejlerskole, SUP mhp. udvikling af området, visioner m.m. Ulrik arrangerer
VHF kursus ?
De udbudte kurser er forholdsvis dyre (med undervisning), set i forhold til man kan læse det gratis som selvstudie.
Andre muligheder blev drøftet, bla. mulighed for at få en fra marinehjemmeværnet eller Dansk Søredningstjeneste ud og fortælle.
Havnekonference, Fredericia
Jan og Henrik deltog. Blandt andet var der interessante oplæg om jura omkring efterladte både, havnereglement m.m.
Hvidovre Idrætsråd
Møde d. 9. januar. Ulrik og Kurt deltager.
Hvidovre Havns Brugerråd (kommissorie vedhæftet mødeindkaldelsen)
Henrik og Kurt har lavet et oplæg til kommissorium, som kommunen ikke havde bemærkninger til. Det er endnu ikke sendt ud til klubberne.
Generalforsamling 2018
Referat fra ordinær generalforsamling i HVS Suset torsdag den 19. april 2018, kl. 19:30 i klubhuset.
Dagsorden i henhold til indkaldelse på side 5 i Røgvandets årspublikation 2018 fra marts 2018:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Valg af stemmetællere
4. Beretninger
· Formandsberetning
· Havneudvalget
· Klubhusudvalget
· Ungdomsafdelingen
· Jolleafdelingen
· Kapsejladsudvalget
· Seniorskolen
· Aktivitetsudvalget
· Røgvandet
5. Regnskab
6. Valg til bestyrelsen, efter tur afgår følgende:
Formand: Bjarne Clasen-Nyqvist. Modtager ikke genvalg
Bestyrelsesmedlemmerne:
Tommy Schuler – Modtager ikke genvalg
Kurt Sejsbo – Modtager genvalg
Jan Larsen - Modtager genvalg
Morten Frydendahl – Modtager ikke genvalg.
Bestyrelsessuppleanter:
Jan Schoenweller – Modtager genvalg
Revisorer:
Jan Hansen – Modtager genvalg
Poul Klentz – Modtager ikke genvalg
Revisorsuppleant:
Posten står åben
7. Indkomne forslag:
Skal være formanden i hænde senest den 1. april.
Forslag vil ligge til evt. gennemlæsning på kontoret fra 5. april 2018.
På vegne af bestyrelsen, Bjarne Claesen-Nyqvist, formand.
Start generalforsamling:
Formanden, Bjarne Claesen-Nyqvist, åbnede generalforsamlingen og bad indledningsvis tilstedeværende personer, som ikke er medlem af klubben, om i givet fald at forlade lokalet.
Dagsordenens pkt. 1, Valg af dirigent.
På bestyrelsens vegne foreslog formand Bjarne medlem Søren Overgaard som generalforsamlingens dirigent. Da der ikke blev foreslået andre kandidater til posten som dirigent, blev Søren enstemmigt valgt med akklamation.
Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet, idet indkaldelsen var blevet offentliggjor i den trykte udgave af klubbens medlemsblad ”Røgvandet”, der i hæfteform var blevet udsendt til klubbens medlemmer den 22. marts 2018, og som derfor er mere end de 8 dage før generalforsamlingen, der er foreskrevet i klubbens vedtægter.
Dirigenten benyttede lejligheden til at oplyse, at dagsordenens punkt 8 ”Eventuelt” beklageligvis ikke var kommet med i den officielle dagsorden, og foreslog derfor, at generalforsamlingen gav accept for, at den udsendte dagsorden blev suppleret med punkt 8, således at punktet dermed kunne blive behandlet på dagens generalforsamling. Der var ingen indvendinger imod dirigentens forslag, som herved blev betragtet som vedtaget.
Dagsordenens pkt. 2, Valg af referent.
Dirigenten oplyste, at bestyrelsen foreslog Bent Hornstrøm som referent. Da ingen andre meldte sig som kandidat til hvevet som generalforsamlingens referent, bekendtgjorde dirigenten, at Bent var enstemmigt valgt med akklamation.
Dagsordenens pkt. 3, Valg af stemmetællere.
Vagn Olesen og Per Nielsen meldte sig som stemmetællere. Da ingen andre meldte sig, blev Vagn og Per enstemmigt valgt med akklamation.
Dagsordenens pkt. 4, Formandsberetning.
Formandens beretning 2018:
Klubbens Status
Antal medlemmer
· Æresmedlemmer 4 (4)
· 0-12 år 62 (54)
· 13-18 14 (14)
· 19-24 4 (4)
· 25-59 151 (150)
· 60 + 128 (106)
· Passive 25 (30)
Og så en nyhed: Trenden er vendt, nu går det langsomt, men alligevel fremad Gsn Alder for den samlede klub = 45,75 mod 47,37 sidste år.
Og fjerner vi B&U, kommer vi op på 52,34 mod 54,14 sidste år.
Æres Nåle:
50 års nål:
Bjarne Adelmark
Hans & Rita Andersen
John Georg Frederiksen
Svend Hylsberg
25 års nål:
Tommy Ørsted Christensen
Kirsten Niels-Christiansen
I år har vi efter, hvad der er kommet til min orientering, heldigvis ikke så mange medlemmer, der er afgået ved døden siden forrige ordinære generalforsamling, idet vi dog desværre har mistet 2: Erland Andreasen og Iben Christensen.
Derudover har jeg fået at vide, at vores tidligere kantine/køkken bestyrer Jytte ”Jørgensen” nu Persson desværre også er afgået med døden.
Jeg må bede forsamlingen rejse sig og holde et minuts stilhed til Erlands, Ibens og Jyttes ære.
Pålagte opgaver:
Bestyrelsen fik til opgave, at gennemføre følgende opgaver:
Undersøge mulighed for tømning af potty-toilet tanke eller lignende.
Vores toiletfaciliteter har desværre vist sig ikke at kunne slå til til den type udtømning med mindre, der fra brugers side monteres grej, som kan overføre indhold ligesom havnens maskine.
Undersøge mulighed for WI-FI på molerne.
Vi satte en undersøgelse i gang og fandt, at det ville kunne lade sig gøre. Vi satte et medlem af bestyrelsen på opgaven at beregne omkostningerne; men vedkomne blev desværre syg, og vi fik således ikke resultatet, før vi fik indsigt i omkostningerne på køkkenombygningen, og i dette lys mente vi, at vi ikke i denne omgang også havde råd til Wi-Fi på molerne.
Klubbens formål:
Klubbens formål er at fremme sejlsporten i Hvidovre ved kap- og fællessejladser samt uddanne elever i praktisk og teoretisk sømandskab.
Kapsejlads:
Sæsonen startede med årets planlægningsaften, som traditionen tro blev afholdt hos Sejlforeningen Enigheden.
Her blev aftalt en køreplan for onsdagssejladserne, men med lidt ændrede baner.
Selv om året generelt var præget af dårligt vejr, lykkes det alligevel at få en del gode sejladser mange onsdage med vel i gennemsnit ca. 15 både på vandet, og i alt ca. 25 forskellige både fordelt over sæsonen.
Vi forsøgte at genoplive den sagnomspundne Guldtud, med en planlagt sejlads en lørdag lige før sommerferien. Her var der kun 5 tilmeldte både, så vi rykkede det til en lørdag i september som erstatning for den ellers normale sæsonafslutning. Der var fin tilslutning, og med start og mål udenfor havnen havde alle en fin dag på vandet. Dette gentager vi i 2018.
Flere Hvidovre sejlere har også været udenbys og markere klubben.
Arvid hjemtog for syvende gang DM i IF-klassen efter en fin sejr i Præstø med 15 deltagere. Tillykke med det.
Ulrik deltog også i DM for BB10 M. Det blev holdt i Nyborg, hvor der ligeledes var 15 deltagere. Her lykkedes det at sejle en fin 2. plads hjem og sølvmedaljer.
Ulrik i BB10’eren og Ivan i H-båden havde også i 2017 bevæget sig mod Helsingør i starten af sommerferien for at deltage i Sjælland Rundt. Begge som deltagere i Double hand løbet. Turen var præget af en fin spilersejlads nord om Sjælland fredag aften, inden et voldsomt regnvejr satte ind og varede i over 24 timer. Ulrik slap uden om vindstille og kom ind som 1. båd på den lille bane og vandt sit løb, mens Ivan fik hjemve i Køge Bugt.
Henrik har været til træskibsstævne, hvor han fik en 3. plads i det største løb.
Fra kapsejladsafdelingen håber vi på lidt bedre vejr i 2018, og vi er allerede klar med den første onsdagssejlads om ca. 14 dage. Alle er meget velkomne.
Jollesejlads:
Mini-12 afdelingen har igen i 2017 haft et forrygende år, med fremgang på medlemmer og antal både.
Vi har desværre også været præget at sommerens luner og har måtte aflyse en del sejladser, hvilket betød at vi først i eftersommeren / efteråret fik gang i vores interne kapsejladser.
Vi sejlede kapsejlads en gang om ugen med dommerbåd.
Vi bemandede Anette med Bent og frue, der agerede start og dommerbåd. Både sejlere og dommere havde nogle hyggelige sejladser, som gav alle lidt mere spænding i sejladserne.
Vi har planlagt at fortsætte denne interne kapsejlads i 2018. Sæsonen 2018 starter med, at der kommer nye sejl til klubbens Mini12 både – tak til Bamsefonden for tilskud til dette.
Mini12 afdelingen er som altid på udkig efter flere sejlere, og hvis du skulle have lyst til at prøve en tur, så er du altid velkommen til at kigge forbi på vores sejldage for at lave en aftale om prøvesejlads.
Tursejlads:
Vores vanlige Pinsetur gik atter til Køge, hvor man trods vejret havde en dejlig oplevelse, og afriggerturen gik i denne omgang til trekronerfortet med spisestop på holmen. Ogse denne tur var perfekt.
På uddannelsessiden fortsætter vores fremgang fremgang:
Hos Optimisterne bygger Svend videre med stigende tilslutning til sejlads for nybegyndere.
Og det går godt i Jolle afdelingen.
Man sejler fast hver mandag i sommer halvåret, og vil lige som de foregående år starte et begynderhold op om torsdagen. I år vil vi forsøge med et begynderhold både før og efter sommerferien.
Forårsholdet vil starte midt i maj.
Her hen over vinteren har vi haft aktiviteter ca. hver 2. mandag, med skøjtehal, knob, sejlads regler m.m..
Vi har et fast trænerteam af unge trænere, som går op i det, og som gør et godt arbejde. På samme måde har vi nogle gode forældre, som gerne hjælper til.
Der er et godt samarbejde med de andre klubber i Køge bugt kredsen, hvor Stegelejren er den største begivenhed, men hvor små weekendstævner også har været en succes.
Når alt dette er sagt, synes jeg stadig, at vi kunne bruge nogle flere børn, og af samme årsag prøver vi i år netop at lave et begynderhold både før og efter sommerferien.
Og selv om det ikke endnu er med som primære mål i klubbens Optimist afdeling, kan vi jo fortælle, at de nye Optimister har været i brug til kapsejlads både i Skælskør og til kredsmesterskaberne.
Sejlerskolen har stadig fremgang. Man har haft 7 elever til praktisk prøve, hvor alle bestod.
Der var 9 elever til vores Teori undervisning hen over årskiftet, som alle også bestod.
Således er 8 elever fuldt uddannet og klar til at sejle i egne både.
Der er nu så stor tilslutning af nye elever, at skolen er oppe på 24 elever, og der sejles nu også om onsdagen.
Vi må se i øjene, at hvis vi ikke finder flere instruktører, må vi stoppe for tilslutning for i år, hvilket er både en glædelig og en ærgelig nyhed.
Foruden vores primære formål beskæftiger klubben sig på 3 områder:
Det første : Hvidovre Havn
Vi har nu fået resultater af vores opstramning af de regler, vi alle lever under i Hvidovre Havn.
For det første kan alle jo se, at der er markant pænere i havnen og orden i rækkerne.
Vi lider ligesom alle andre havne af, at visse personer ikke vil påtage sig de omkostninger, der er forbundet med at have båd og derfor ”løber” fra regninger og bådevrag.
Vi venter stadig på kommunens udbudsmateriale vedrørende serviceaftale for drift af havnen efter 1. juli 2018.
Vi er i gang med en handlingsplan for, hvordan vi kan komme af med disse ”gratister”, som vi kan præsentere for kommunen, hvis vi fortsat får driften af havnen.
Til gengæld er der nu stærk bevægelse i Ventelisten, og Henrik Scanner den jævnligt for brugere, der vil og kan tage bådepladser i brug, så vi kan få udlejet alle pladser.
Det nye Slæbested er nu i brug, og det har vist sig at fungere rigtigt fint.
Mastekranen er blevet repareret, og vi håber den nye styrepult og pultopbevaring vil vise sig at fungere bedre.
Samtidig har vi nu erstattet ophalsspillet på slæbested for søsætning via trailere med et el-spil.
Der er i det hele taget sket en del på havnen, men at opremse det her vil tage for lang tid, og jeg vil tillade mig at bede jer om at henvende jer til ”Røgvandet” og til nyhedsbrevene, der jo udkommer pr. e-mail.
Vi har oprettet et BrugerRåd sammen med de andre klubber på havnen for at forbedre samarbejdet.
Og så lige atter en opfordring: Hvis du IKKE modtager disse nyhedspreve, er det fordi administrationen stadig ikke har din korrekte email adresse. Du skal se at få dette i orden!
I det sene efterår meddelte Kommunen, at vi ikke uden videre kunne forhandle os frem til en ny driftsaftale for havnen.
Man skulle bringe denne aftale i EU-udbud, idet aftalebeløbet er større end minimumsbeløbet for tilbud, der ikke behøver at følge EU-regler.
Vi har talt meget om dette problem rundt om i klubben, men jeg kan kort fortælle, at kommunen i første gang forlængede den gamle aftale med et halvt år frem til og med 30/6 2018, og vi afventer i dette øjeblik kommunens nye oplæg, som så skal være underskrevet senest i juni måned.
Det andet: Klubhuset samt klubfaciliteterne.
Klubhuset kører nu, som det kan. Vi har endelig fået orden på Gasanlæg og Solfangeranlæg og således fået varmeforsyningen til at køre så godt, det nu kan køre med de utidssvarende rediatorer, vi desværre har.
Husets Eltavler er nu blevet bragt op til dagens standard med udskiftning af 3 stk. ulovlige sikrings bundskruer.
Der er kommet lys i kompasrosen, og i det hele taget er alle de udvendige stikkontakter bragt i lovlig stand (hvilket vi kan se, at køkkenet fejrer med stadig at holde lys i juledekorationen).
Indvendige gang lys er bragt i orden, og i mellemgang er lyset også ok.
Der er monteret EL i jolleskur og i værksted.
Det tredie : Susets Køkken
I fortsættelse af sidste år har levnedsmiddelstyrelsen atter sat nye og kraftigere krav til vores køkkenindretning, hvilket har stillet meget store krav til investringer.
De største krav har været addresseret i december-januar, og det har været et ret omstændigt arbejde.
Hver gang vi har skulle installere en eller flere elektriske enheder, har vi været tvunget til at rekonstruere de gamle elinstallationer, der, selv om de var lovlige, da de blev sat op i sin tid, nu ikke mere er det, og derfor kan ingen el-installatør undlade at lovliggøre hele installationen.
Dette har taget tid og kostet penge, og vi har således brugt en stor del penge af 2017 budgettet og af 2018 budgettet.
Vi skiftede jo som omtalt sidste år til en ny kontrakt mellem Tina Holm og klubben, men vi er løbet på problemer med den del af kontrakten, der omhandler el-regninger.
Vi er desværre nu løbet ind i advokat forhandlinger, idet vi ikke har modtaget betaling af el i hele perioden, og i samme stund har vi - for ikke at forværre vores situation mere end højst nødvendigt - opsagt den nuværende kontrakt pr. 1 april 2019 som specifereet i aftalens paragrafer.
For at opnå alle disse resultater har vi haft flere udvalg i arbejde.
Som omtalt sidste år er postvæsenet nu blevet så dårligt og dyrt, at man ikke mere kan betro dem opgaven at uddele vores medlemsblad.
Kommunikationsudvalget har som også omtalt sidste år begrænset udsendelsen af ”Røgvandet” til et årligt nummer, idet vi dog valgte at udsende det og deri indsætte indkaldelsen til Generelforsamlingen, da denne jo skal udsendes skriftligt. Som I måske ved, udsendte vi bladet 22 marts, og nogle (heldigvis få) medlemmer har først fået bladet her i starten af sidste uge.
Hvilket er i sidste øjeblik. Der er foruden selve bladet udsendt 3 nyhedsbreve pr. e-mail.
Aktivitetsudvalget har som altid fået vore aktiviteter til at fungere på bedste vis, og gennem året har vi med glæde haft alle de sædvanlige Stander- hejsning og nedhaling samt pinseture havnerundfarter jule- og fastalavns fester, der bare fungerer.
Dansk Sejlunion og FLID sponserede tiltag for at få flere mennesker interesseret i bl.a. sejlsport, og vi samlede representanter fra havnens klubber og sammensatte en havnens dag under temaet ”Vild med vand” den 10. juni. Dette blev en stor success, og vi har i bestyrelsen fastlagt, at dette vil vi fortsætte med årligt, selv om det så skal være klubben alene, der står for aktiviteterne.
Vi vil naturligvis søge at samarbejde med de andre klubber i havnen og søge hjælp fra Flid og DS.
Vores bådeudvalg med hjælp fra Puklehvalerne sørget for at Optimister, juniorjoller, følgebåde og skolebåde er i god brugbar stand samt sørget for, at klubbens motorer er kommet til service.
Puklehvalerne har faktisk haft travlt (sådan foruden kaffe og kagespisning) med mange ting, hvoraf jeg kan nævne: Nedtagning af Emhætte og hylder, flytning af gasrør, kummer og kølemonter, Maling af loft og vægge, Opsætning af ny emhætte, nye lys og elinstallationer samt ny gasledning til komfur, medarbejde i lovliggørelse af el installationer og rengøring af hele arbejdspladsen og meget mere i Køkkenet.
Alt i alt har et stort antal medlemmer brugt megen tid på at få klubben til at fungere, og jeg kan ikke her få tid til at nævne alle de ting, der er lavet, men jeg vil i stedet komme med en VIRKELIG STOR tak til alle udvalgsmedlemmer og Puklehvaler for den store indsats, de har udført gennem året.
Dagsordenen pkt. 5, Regnskab og budget.
Havnen:
Kasserer Stig Forup gennemgik havnens regnskab.
Efter debatten og ikke flere ønskede ordet, spurgte dirigenten, om generalforsamlingen kunne godkende havnens regnskab og budget. Da der ingen indsigelser var imod kassererens beretning, konstaterede dirigenten, at havnens regnskab og budget var godkendt med akklamation.
Bamsefonden:
Kassereren gennemgik Bamsefondens regnskab.
Efter debatten og ikke flere ønskede ordet, spurgte dirigenten, om generalforsamlingen kunne godkende Bamsefondens regnskab og budget. Da ingen havde indsigelser imod kassererens beretning, konstaterede dirigenten, at Bamsefondens regnskab og budget var godkendt med akklamation.
Klubben:
Kassereren gennemgik klubbens regnskab.
Efter debatten og ikke flere ønskede ordet, spurgte dirigenten, om generalforsamlingen kunne godkende klubbens regnskab og budget. Da der ingen indsigelser var imod kassererens beretning, konstaterede dirigenten, at klubbens regnskab og budget var godkendt med akklamation.
Herefter dekreterede dirigenten 10 minutters pause.
Dagsordenen pkt. 6, Valg til Bestyrelsen.
a. Formand: Kurt Jakobsen blev foreslået som ny formand for klubben. Da der ikke meldte sig yderligere kandidater til posten, blev Kurt enstemmigt valgt som klubbens formand med akklamation.
b. Bestyrelsesmedlemmer: 6 medlemmer meldte sig som kandidater til bestyrelsen. Da der kun skulle vælges 4 bestyrelsesmedlemmer, blev der foretaget afstemning blandt de tilstedeværende medlemmer med følgende resultat:
· Ulrik Larsen, 70 stemmer
· Kurt Sejsbo, 67 stemmer
· Henrik Andersen, 42 stemmer
· Jan Larsen, 39 stemmer
· Tina Holm, 34 stemmer
· Jan Schønweller, 34 stemmer
Da ingen havde indsigelse imod resultatet, var de 4 øverste på listen således blevet valgt til bestyrelsen.
c. Bestyrelsessuppleanter:
· Jan Schønweller (villig til genvalg)
Da ingen yderligere medlemmer havde meldt sig som suppleanter, blev Jan enstemmigt valgt med akklamation.
d. Revisorer:
· Jan Hansen (villig til genvalg)
· Per Nielsen
Da ingen yderligere medlemmer havde meldt sig som kandidater til revisorer, blev Jan og Per enstemmigt valgt med akklamation
e. Revisorsuppleant:
· Posten står åben
Da ingen medlemmer havde meldt sig som revisorsuppleant, blev posten stående åben.
Dirigenten oplyste, at valghandlingen hermed var afsluttet, og at generalforsamlingen går videre til næste punkt på dagsordenen.
Dagsordenen pkt. 6, Indkomne forslag.
Bestyrelsen havde udarbejdet 3 ændringsforslag til vedtægterne for Hvidovre Sejlklub Suset:
1. Klubben tegnes af Formanden og Kassereren i fællesskab.
Efter en hæftig debat, hvor flere medlemmer udtrykte tvivl, om det lovlige i forslaget, og at formanden i den forbindelse kunne oplyse, at ændringen var foreslået af klubbens bankforbindelse, godkendte generalforsamlingen den foreslåede ændring med akklamation.
2. Medier for advisering af klubbens generalforsamlinger.
Generalforsamlingen godkendte den foreslåede ændring med akklamation.
3. Modernisering af klubbens love.
Generalforsamlingen godkendte de foreslåede ændringer med akklamation.
Dirigenten oplyste, at der ikke var stillet yderligere forslag, og generalforsamlingen gik derfor videre til næste punkt på dagsordenen.
Dagsordenen pkt. 7, Eventuelt.
(Da der ikke var flere indlæg under Eventuelt, takkede dirigenten for god ro og orden og lukkede generalforsamlingen.)
Generalforsamlingen sluttede klokken 22.10.
Dato: 7. maj 2018.
Dirigent.: Formand:
Søren Overgaard Kurt Jakobsen
_________________ ____________________
Nærværende referat offentliggøres på klubbens hjemmeside, efter formanden og dirigenten har godkendt referatet.
Bent Hornstrøm, referent